Kotak Masuk

Kotak Masuk adalah salah satu menu NoBox.AI yang digunakan untuk melayani semua pesan yang masuk dari beberapa channel seperti WhatsApp, Telegram, Shopee dll.

Menu ini membantu pengguna memantau alur perjalanan pelanggan, mulai dari tahap awal interaksi hingga penyelesaian layanan, sehingga proses pemasaran dan penanganan pelanggan dapat dikelola secara lebih terstruktur dan efektif.

Tampilan di atas merupakan halaman utama menu Kotak Masuk yang menampilkan seluruh pesan masuk dari berbagai channel yang terhubung.

Pada halaman ini, pengguna dapat melihat daftar percakapan, status pesan, identitas pengirim, serta melakukan proses balas pesan, penugasan agen, dan pengelolaan percakapan secara langsung.

Fitur/Tombol	Fungsi
Semua	Semua percakapan yang masuk.
Baru	Semua percakapan yang belum ditugaskan ke agen.
Proses	Berisi percakapan yang telah ditugaskan kepada agen.
Selesai	Berisi percakapan yang telah selesai/dijawab dengan sempurna dan agen ingin menutup percakapan.

Filter, Arsip, dan Pencarian Percakapan

Arsip Percakapan adalah fitur untuk menyimpan atau menyortir pesan-pesan yang mungkin tidak lagi relevan atau perlu ditanggapi. Dengan mengarsipkan, pengguna dapat membersihkan daftar percakapan utama mereka tanpa menghapus pesan-pesan tersebut secara permanen. Silahkan klik ikon [ Arsip ] untuk menampilkan percakapan yang diarsipkan.

Anda dapat filter percakapan sesuai dengan Status, Kanal, Akun, Kontak, dsb. Untuk filter percakapan silahkan klik ikon [] maka akan tampil filter percakapan. Filter data yang diinginkan klik tombol [Tampilkan] maka percakapan akan tampil sesuai dengan filter. Klik [Reset] untuk menghapus filter percakapan.

Fitur Buat Percakapan memungkinkan pengguna untuk memulai percakapan baru dengan kontak yang sudah ada dalam daftar mereka. Ini bisa sangat berguna untuk inisiasi obrolan dengan seseorang tanpa harus mencari nama kontak atau grup secara manual. Silahkan klik ikon [ ] untuk membuat percakapan baru.
Fitur Pencarian digunakan untuk melakukan mencari percakapan atau kontak yang sesuai dengan kata kunci yang diketik.

Pembagian Pesan Masuk ke Agen

Pada halaman Kotak Masuk, supervisor dapat mengalokasikan pelanggan kepada agen yang tersedia. Untuk tambah agen silahkan klik tombol [+ Agen] maka akan tampil agen-agen yang tersedia klik nama agen untuk pilih agen tersebut.

Sistem juga bisa secara otomatis mendistribusikan pelanggan kepada agen yang sedang online.

Cara Mengaktifkan Selesai Otomatis atau Arsip Otomatis

Untuk mengaktifkan fitur Selesai Otomatis dan Arsip Otomatis, dapat Anda lakukan dengan cara berikut:

Buka modul [Pengaturan] ➔ klik menu [Profil Usaha].
Aktifkan pada kategori Selesai Otomatis atau Arsip Otomatis.
Isi setiap berapa jam akan otomatis menutup percakapan atau arsip percakapan.

Selesai Otomatis

Pada halaman Kotak Masuk, terdapat fitur selesai otomatis yang digunakan untuk pengaturan aktif atau tidaknya menandai selesai pada percakapan secara otomatis. Fitur ini berlaku untuk chat yang statusnya Proses.

Jika Anda ingin menandai selesai secara langsung tanpa menunggu dari Selesai Otomatis Anda dapat klik ikon [ Menu ] maka akan tampil pop up pilih [Tandai Selesai].

Arsip Otomatis

Pada halaman Kotak Masuk, terdapat fitur arsip otomatis yang digunakan untuk pengaturan aktif atau tidaknya mengarsipkan pada percakapan secara otomatis. Fitur ini berlaku untuk chat yang statusnya Selesai.

Jika Anda ingin mengarsipkan secara langsung tanpa menunggu dari arsip otomatis Anda dapat klik ikon [ Arsip ] maka secara langsung percakapan akan terarsipkan.

Manajemen Percakapan

Pin Percakapan

Pada halaman Kotak Masuk, terdapat fitur pin percakapan yang digunakan untuk menyematkan pesan penting. Jika Anda ingin pin percakapan Anda dapat klik ikon [ Menu ] maka akan tampil pop up pilih [Pin].

Unpin Percakapan

Anda juga dapat menghapus pin percakapan dengan cara pilih salah satu percakapan yang sudah terpin, kemudian klik ikon [ Menu ] maka akan tampil pop up pilih [Unpin].

Informasi Percakapan

Pada halaman Kotak Masuk terdapat informasi chat, silahkan klik tombol [ ] maka informasi percakapan akan tampil.

Terdapat beberapa bagian yang mempunyai fungsi masing-masing. Penjelasan dari fungsi tersebut adalah sebagai berikut:

Informasi (nama, foto profile dan nomer telp).
Riwayat Percakapan adalah fitur yang digunakan untuk menampilkan riwayat percakapan yang telah selesai.

Terdapat informasi nama dan alamat kontak, untuk edit data kontak silahkan klik ikon [ ] maka akan diarahkan ke edit kontak.

Terdapat informasi percakapan dari akun yang menangani, tanggal buat percakapan dan tanggal terakhir kirim pesan.

Notes adalah catatan terkait dengan percakapan yang dipilih, untuk catatan bisa ditambah, edit dan di hapus. Jadi agen yang lain dapat menambahkan catatan.

Tags adalah salah satu fitur yang digunakan untuk mengelompokkan data percakapan Anda dan bisa menambahkan lebih dari satu tag di dalam suatu chat.

Promosi adalah salah satu fitur yang digunakan untuk informasi promosi yang terhubung dengan percakapan tersebut.

Funnel salah satu fitur yang digunakan untuk mengkategorikan tahapan proses pemasaran dan support, atau juga bisa Anda buat funnel baru.

Deal adalah salah satu fitur yang digunakan untuk menghubungkan deal dengan percakapan tersebut.

Agen adalah salah satu fitur yang digunakan untuk informasi agen siapa saja yang menangani percakapan tersebut.

Manajemen Pesan

Cara Balas Pesan

Anda dapat membalas pesan masuk secara langsung dengan NoBox untuk membalas pesan yang masuk. Buka salah satu percakapan, kemudian balas sesuai dengan apa yang ditanyakan.

Informasi pesan terkirim atau tidak dapat dilihat dari tanda pesan. Jika pesan bertanda [ ] pesan sudah terkirim, jika pesan bertanda [ ] pesan belum terkirim.

Hapus Pesan

Pada halaman Kotak Masuk, terdapat fitur hapus pesan yang digunakan untuk menghilangkan pesan dari percakapan, fitur ini hanya untuk hapus pesan di NoBox saja. Untuk menghapus pesan, silahkan pilih satu pesan yang akan dihapus, kemudian klik [Hapus] maka akan muncul konfirmasi apakah Anda ingin menghapus pesan tersebut. Jika ya klik [Ya] jika tidak klik [Tidak].

Informasi Penting

Penghapusan pesan hanya menghapus pesan dari NoBox, tidak menghapus pesan di platform asli (seperti WhatsApp). Penghapusan bersifat permanen dan tidak dapat dibatalkan.

Kirim File

Pada halaman Kotak Masuk, terdapat fitur untuk mengirim file dari file berupa gambar, photo, voice note, pdf, excel dll. Untuk kirim file, silahkan klik ikon [ ] pilih yang akan file yang akan dikirim [ Tipe File ]. Maka akan tampil dialog [Pilih File] upload file dan kirim.

Balasan Cepat

Salah satu menu pada NoBox yang digunakan untuk template pesan agar dapat membalas pesan lebih cepat berupa pesan text atau media seperti gambar, GIF dan Video. Untuk mengirimkan balasan cepat, Anda perlu mengikuti langkah-langkah berikut:

Pada inputan pesan, tekan "/" .
Kemudian, muncul list untuk memilih quick reply yang tersedia. Pilih salah satu balasan cepat.
Maka, balasan cepat akan otomatis tertulis di kolom pesan, lalu Anda dapat tekan tombol [ ] untuk mengirimkan pesan tersebut.

Tips Penggunaan

Beberapa tips untuk memaksimalkan penggunaan menu Kotak Masuk:

Periksa pesan baru secara berkala agar tidak ada pelanggan yang terlewat.
Gunakan fitur filter untuk mempermudah pencarian percakapan tertentu.
Manfaatkan fitur pin untuk menyimpan percakapan penting.
Gunakan tags untuk mengelompokkan jenis percakapan.
Aktifkan arsip otomatis untuk menjaga tampilan tetap rapi.
Tambahkan catatan (notes) untuk memudahkan koordinasi antar agen.
Gunakan balasan cepat untuk mempercepat respon kepada pelanggan.

Penanganan Kendala

Jika terjadi kendala dalam penggunaan menu Kotak Masuk, lakukan langkah-langkah berikut:

Pastikan koneksi internet dalam kondisi stabil.
Refresh halaman jika percakapan tidak muncul atau tidak ter-update.
Periksa status akun dan kanal yang terhubung.
Pastikan agen telah ditugaskan dengan benar.
Periksa pengaturan selesai otomatis dan arsip otomatis.
Logout dan login kembali jika fitur tidak berfungsi normal.
Hapus cache browser jika tampilan tidak sesuai.
Hubungi tim support jika kendala masih berlanjut.

Jika ada masalah atau kesulitan terkait NoBox, silahkan hubungi kami melalui Support Ticket